Какие документы требуют такого оформления В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями. Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:. приказы личного состава,. приказы общего состава,. штатное расписание. Бухгалтеры прошивают:.

• Приказ По Делопроизводству
• Типовая Инструкция По Делопроизводству Организации
• Прошить Журналы Инструкция По Делопроизводству
• Типовая Инструкция По Делопроизводству
• Инструкция По Делопроизводству В Судах

авансовые отчеты,. оборотные ведомости по материальным средствам,. накладные,. счета-фактуры,. акты выполненных работ,. путевые листы,.

В статье рассмотрены правила и инструкции. 98 «Делопроизводство. В видеоролике дана пошаговая инструкция как быстро и аккуратно прошить и опечатать кадровый документ. Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева - Продолжительность: 20:04 Елена А.

кассовую книгу,. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки. Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:. Степлер;. Нитки;.

Специальное оборудование. Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Установка zimbra debian 8. Общие правила оформления Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной.

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной. Пошаговая инструкция данной процедуры Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию. Приготовить следующие инструменты и материалы:.

Приказ По Делопроизводству

Нитки. Лучше использовать капроновые. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.

Клей бумажный. Лист чистой бумаги. Скоросшиватель бумажный, картонный. Порядок действий:. Удалить скрепки, скобы из документа.

Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.

Среднее отверстие должно быть по центру. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны.

Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано. листов ДиректорФамилия И.О.».

Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа. Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий.

Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа. Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции: Кто и как заверяет Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе. Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом. Особенности оформления бухгалтерской документации Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие.

Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел. Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле. Опись состоит из следующих разделов:.

наименование документа,. дата, когда составлялась опись,. перечень документов,. подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:. Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. Не менее 25лет. Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение. Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении.

Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается. Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу. Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа. Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу.

Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:. Указывают название организации или учреждения. Подразделение. Срок хранения.

Наименование дела. Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться.

Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже.

Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним. Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д.

Затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов. Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный. Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь: Подготовка для сдачи в налоговую Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Типовая Инструкция По Делопроизводству Организации

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде. Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Подробнее о правилах кадрового делопроизводства читайте здесь:. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. И из 'Делопроизводство и архивное дело'. О читайте подробнее по ссылке.

Рекомендуем статьи:. Следовательно, на практике можно поступить следующим образом:. Прошивка документов.

Прошить Журналы Инструкция По Делопроизводству

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании журнала) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три (четыре) отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия). Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.

При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза - для надежности. Эксперт делится важной информацией о в материале по ссылке.

Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 - 6 см свободного конца. Скрепление заверительной надписью.

Журнал следует опечатать наклейкой из бумаги с надписью. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 - 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Подпись заверителя должна быть скреплена печатью организации. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа. Нумерация листов. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности.

Типовая Инструкция По Делопроизводству

В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.

Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью лист Генеральный директор ЗАО «ЗАО» И.И. Иванов Образец сшивания документов указан ниже по тексту. Если журнал имеет твердый переплет, то при сшивке страниц журнала сшивной материал ( нитка, веревка, жгут) выводится с внешней стороны последнего листа перед обложной, концы сшивного материала приклеиваются к обложке переплета и опечатываются так же как указано выше. О перечне обязательных журналов: Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.

Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся: 1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст.

16 Федерального закона от № 294-ФЗ 'О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля'. В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Журнал учета командированных сотрудников. Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.

Что касается документов по охране труда. Немаловажную роль в организации работы по охране труда отводится ведению учетно-отчетной документации по всем направлениям деятельности. Прежде всего, это журналы регистрации и программы проведения вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте. Виды инструктажей по технике безопасности представлены ниже по тексту. Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа. Унифицированной формы данных журнала не установлено, следовательно, оформите данные журналы в свободной форме.

При этом, за основу можно взять формы данных журналов приведенных в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 'Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения', утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. Подробнее в материалах Системы:.

Ответ: Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в ГСДОУ,. Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:.;. (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:.;.

коллективный договор;. Психологические тесты онлайн бесплатно. положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );. правила. Популярные вопросы. Распорядительные документы Также прочитайте о более подробно. К распорядительным документам относятся:.

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;. документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (, ).

Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной. Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:. указания вышестоящих организаций;. отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;.

Инструкция По Делопроизводству В Судах

письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;. заявки, жалобы, предложения граждан. Второй – исходящая информационно-справочная документация:.

ответы на входящие запросы;. инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. Третий – внутренняя информационно-справочная документация:. внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);. другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции.

Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:. прием;. сортировка;.

рассмотрение руководством;. направление исполнителям. Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного. Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 2.

Как провести инструктаж по охране труда Обязательность инструктажа Сотрудников организации необходимо ознакомить с требованиями и правилами техники безопасности на рабочем месте (ст. Инструктаж на рабочем месте – обязательная процедура, которую должны проходить все без исключения сотрудники (, Порядка, утвержденного ). Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены. При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы , утвержденные.

Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует. В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности. Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктообеспечения) такие типовые инструкции утверждены.

Виды инструктажей по охране труда Инструктаж бывает:. вводный (проводите с вновь принятыми сотрудниками; командированными в организацию; практикантами и другими лицами, которые принимаются для постоянной или временной работы);. первичный (проводите перед началом самостоятельной работы);.

повторный (проводите не реже одного раза в полгода по программам, разработанным для первичного инструктажа на рабочем месте);. внеплановый (проводите в случае каких-либо изменений, например, если появляется новое законодательство об охране труда или изменяются технологические процессы и т. П.);.

целевой (проводите с сотрудниками в случаях, когда им нужно выполнить разовые работы, ликвидировать аварию, стихийное бедствие или их последствия и т. Вводный инструктаж должен провести специалист по охране труда или сотрудник, на которого приказом руководителя организации возложены эти обязанности. Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж должен провести непосредственный руководитель сотрудника (мастер, прораб, преподаватель и т.

Д.), который прошел специальное обучение по охране труда. Такие виды инструктажа установлены в Порядка, утвержденного Журналы регистрации инструктажа Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте. Ответственность за нарушение правил техники безопасности и охраны труда За нарушение правил техники безопасности и охраны труда (в т. За нарушение порядка проведения инструктажа по технике безопасности) (, ). Нина Ковязина заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России. © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе Все права защищены.

Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263.